원천징수영수증 발급/재발급: 회사·개인 각각 절차 총정리

원천징수영수증 발급 핵심: ‘근로소득’과 ‘사업/기타소득’부터 구분해야 헷갈리지 않는다

원천징수영수증은 한마디로 “누가 얼마를 지급했고, 그 과정에서 세금을 얼마나 원천징수했는지”를 증명하는 서류입니다. 그런데 실무에서 가장 많이 헷갈리는 지점이 바로 소득 종류예요. 같은 ‘원천징수영수증’이라는 말로 불리지만, 실제로는 근로소득(급여), 사업소득(프리랜서 3.3% 등), 기타소득(강연료·원고료 일부 등)처럼 소득 종류에 따라 발급 주체와 조회 경로가 달라질 수 있습니다. 퇴사·이직 시에는 주로 근로소득 원천징수영수증을 찾고, 프리랜서/외주 정산에서는 사업소득 원천징수영수증을 찾는 경우가 많죠. 그래서 발급/재발급을 제대로 하려면 먼저 “어떤 소득의 원천징수영수증이 필요한지”를 확인해야 합니다. 다음으로 중요한 포인트는 발급 시점입니다. 근로소득은 보통 연말정산 후 확정된 자료 기준으로 발급이 깔끔하지만, 중도퇴사자는 중도정산/연말정산 반영 여부에 따라 표기 방식이 달라질 수 있어요. 사업소득이나 기타소득은 지급명세서 제출과 연동되어 조회되는 경우가 많아서, 지급자가 신고를 했는지 여부에 따라 개인이 조회 가능한 시점이 달라지기도 합니다. 즉, “서류가 안 보인다”는 문제는 대부분 시스템 오류가 아니라 신고 시점/소득 종류/발급 주체가 맞지 않아서 발생합니다. 이 글에서는 회사가 발급하는 절차와 개인이 스스로 조회·재발급하는 절차를 각각 나눠서, 요청이 들어왔을 때 바로 대응할 수 있도록 정리해드릴게요.

 

회사(원천징수의무자) 원천징수영수증 발급 절차: 퇴사자·재직자 요청에 10분 안에 대응하기

회사는 원천징수의무자(지급자)로서 근로자 또는 지급 대상자에게 원천징수영수증을 제공할 책임이 있는 경우가 많습니다. 재직자는 대출·청약·복지 서류 때문에 “최근 소득 증빙”을 요구하며 요청하는 경우가 많고, 퇴사자는 이직 서류나 종합소득세 신고 준비 때문에 재발급을 요청하는 경우가 많아요. 회사 입장에서 가장 효율적인 대응은 “요청 종류를 먼저 분류하고”, 그에 맞는 발급 경로로 바로 처리하는 것입니다. 실무 분류는 이렇게 하면 됩니다.

1. 재직자 급여(근로소득) 원천징수영수증이 필요한가
2. 퇴사자의 근로소득 원천징수영수증(중도퇴사/연말정산 반영)이 필요한가
3. 프리랜서/외주(사업소득 3.3%) 지급에 대한 원천징수영수증이 필요한가

이렇게 분류한 뒤 회사는 보통 세무 신고 시스템(전자신고) 또는 사내 급여 프로그램에서 발급 기반 데이터를 확보하고, 필요한 항목(지급연도, 성명, 주민번호 표시 범위, 제출처 요구)을 확인해 출력본 또는 PDF로 제공하게 됩니다. 여기서 반려를 줄이는 핵심은 “발급 연도”와 “표기 범위”예요. 제출처가 특정 과세기간(예: 작년 1년)만 요구하는데 올해 자료를 섞어 주면 다시 요청이 옵니다. 또한 주민등록번호 전체 표기가 반드시 필요한 제출처가 아니라면, 개인정보 노출을 최소화하는 방식(마스킹/비표시)을 기본으로 두는 것이 안전합니다.
회사에서 재발급 요청이 왔을 때는, 먼저 사내 보관 기준을 확인하세요. 이미 발급해준 PDF를 그대로 다시 주는 게 가능한 경우도 있지만, 제출처가 “최근 발급본”을 요구하거나, 회사가 서명/날인을 다시 해야 하는 내부 규정이 있다면 새로 생성해 주는 편이 깔끔합니다. 그리고 퇴사자 대응에서는 전달 멘트가 중요합니다. “첨부드립니다”만 쓰기보다 발급연도와 성격을 명확히 적어주면 퇴사자도 혼동이 줄어요. 예를 들어 “2025년 귀속 근로소득 원천징수영수증 전달드립니다(중도퇴사 기준)”처럼 적어두면, 다음 질문이 확 줄어듭니다. 마지막으로 회사가 반드시 기억해야 할 원칙은 “요청자 본인 확인”입니다. 원천징수영수증은 민감한 개인정보가 담긴 문서라서, 퇴사자의 요청이라도 본인 확인(전화, 이메일 확인, 사내 규정) 절차를 거친 후 제공하는 것이 안전합니다.

개인(근로자/프리랜서) 원천징수영수증 조회·재발급 절차: 홈택스·손택스에서 찾는 법

개인이 직접 원천징수영수증을 확인하거나 재발급을 받으려면, 기본적으로 본인 인증 후 세무 관련 포털에서 “지급명세서/연말정산 자료” 성격의 영역을 찾는 것이 핵심입니다. 근로소득의 경우, 연말정산이 끝난 뒤에는 조회가 훨씬 수월해지고, 지급명세서 신고가 반영된 뒤에는 해당 과세연도의 자료가 시스템에 잡히는 경우가 많습니다. 프리랜서(사업소득 3.3%)나 기타소득은 지급자가 지급명세서를 신고해야 개인이 조회 가능한 경우가 많기 때문에, “안 보인다”면 먼저 지급자(회사/거래처)가 신고를 완료했는지 확인하는 것이 현실적인 해결책일 수 있어요.
개인 입장에서 가장 많이 하는 실수는 메뉴를 잘못 찾는 것입니다. 원천징수영수증을 “증명서 발급” 메뉴에서 찾으려다가 없다고 포기하는 경우가 많은데, 실제로는 “지급명세서 조회” 또는 “연말정산 관련 조회” 구간에서 접근하는 방식이 더 일반적입니다. 또 모바일(손택스)로 처리할 때는 화면이 간소화되어 메뉴명이 다르게 보일 수 있어요. 이럴 때는 메뉴를 끝까지 따라가기보다 검색 기능(조회 메뉴 내 검색)으로 “지급명세서”, “근로소득”, “사업소득” 같은 키워드를 입력해 접근하는 게 훨씬 빠릅니다. 출력 형태는 제출처 요구에 따라 달라지는데, 업로드/이메일 제출이라면 가능하면 PDF 형태로 저장해 제출하세요. 사진 캡처는 글자가 뭉개지거나 페이지가 잘려 재요청이 들어오는 경우가 많습니다. 그리고 개인이 회사에 재발급을 요청해야 하는 경우도 있습니다. 예를 들어 회사가 발급해 준 문서에 회사 직인이 필요하다거나, 특정 양식을 요구하는 제출처라면 개인 조회본만으로는 부족할 수 있어요. 이때는 “제출처가 회사 발급본(날인 포함)을 요구한다”는 점을 같이 전달하면 회사 담당자도 더 빠르게 대응할 수 있습니다.

원천징수영수증이 안 보일 때 해결: 재발급 불가·누락·연도 혼동·퇴사자 케이스 체크리스트

원천징수영수증 관련 문의에서 가장 많은 건 “안 보여요”입니다. 이 문제는 대체로 네 가지 원인으로 정리됩니다. 첫째, 소득 종류가 달라서 찾는 메뉴가 다른 경우입니다. 근로소득인데 사업소득 쪽을 보고 있거나, 프리랜서 소득인데 근로소득 메뉴만 보고 있었다면 자료가 안 보이는 게 정상이에요. 둘째, 발급 연도를 혼동한 경우입니다. “2025년에 받은 급여”가 항상 “2025년 귀속”과 일치하지 않을 수 있고, 제출처가 요구하는 건 ‘귀속연도’일 가능성이 높습니다. 그래서 요청이 들어오면 “제출처가 요구하는 연도(귀속연도)”부터 확인해야 합니다. 셋째, 신고 반영 시점 문제입니다. 원천징수 관련 자료는 지급명세서 신고와 연결되는 경우가 많아서, 지급자가 신고를 완료했는지, 반영이 되었는지에 따라 개인 조회 가능 시점이 달라질 수 있어요. 지급자가 신고를 아직 하지 않았다면 개인은 시스템에서 확인이 어려울 수 있습니다. 넷째, 퇴사자 케이스입니다. 중도퇴사자의 경우 연말정산 처리 여부, 중도정산 여부에 따라 문서 내용이 달라질 수 있어 “내가 원하는 형태가 아니다”라는 문의가 생기기 쉬워요. 이때는 퇴사 시점에 회사가 어떤 정산 방식으로 처리했는지(연말정산 포함 여부)를 확인하고, 필요한 서류가 “근로소득 원천징수영수증”인지 “소득금액증명”인지도 같이 점검하면 해결이 빨라집니다.
마지막으로 반려를 막는 최종 점검을 추천할게요. 원천징수영수증을 제출하기 전에는 1) 귀속연도, 2) 소득 종류(근로/사업/기타), 3) 성명 및 식별정보 표시 범위, 4) 제출처가 요구하는 발급 형태(PDF/원본 출력/회사 날인)를 확인하세요. 그리고 회사 담당자용으로는 표준 응대 문장을 만들어두면 좋습니다. “요청하신 원천징수영수증은 ○○년 귀속 ○○소득 기준으로 발급해 드릴 수 있습니다. 제출처 요구사항(회사 날인 필요 여부/표기 범위/필요 기간)을 알려주시면 맞춰 드리겠습니다.” 이 문장 하나로 추가 문의가 줄고, 발급 재작업도 크게 줄어듭니다.