식대·회식비 증빙 규칙: 복리후생비로 안전하게 처리하는 기준

복리후생비 기준으로 보는 식대·회식비 범위: “직원 복지 목적”이면 안전하다

식대·회식비를 복리후생비로 안전하게 처리하려면, 한 가지 원칙부터 잡으면 간단해요. “회사가 직원의 사기·복지·업무환경 유지를 위해 부담한 비용인가?” 입니다. 여기에 해당하면 복리후생비로 정리할 근거가 생기고, 반대로 **거래처 접대(대외 목적)**가 섞이면 복리후생비가 아니라 접대비(또는 회의비/행사비 등) 쪽으로 분류가 바뀔 수 있어요. 실무에서 가장 흔히 문제가 되는 케이스는 “팀 회식인 줄 알았는데 거래처가 동석” “사내 회식인데 가족/지인이 합석” “대표 개인 모임 성격”처럼 직원 복지 목적이 흐려지는 순간입니다.
복리후생비로 보기 쉬운 예시는 팀 회식(내부 구성원만), 야근 식대(업무 지속을 위한 지원), 사내 워크숍 중 직원 식사, 사내 행사(전체 회식/간담회) 등이에요. 반대로 거래처, 외부 파트너, 잠재 고객이 포함되면 대외 성격이 강해져 접대비로 보는 게 더 안전한 경우가 많습니다. 또 “직원 복지”라도 특정인(임원/대표)에게만 집중되거나, 과도한 주류·고가 업장 중심으로 반복되면 질문 포인트가 될 수 있어요. 결론적으로 복리후생비로 안전하게 가려면 대상(누구를 위해)·목적(왜)·형평성(특정인 몰림 없음) 3가지를 문서로 남기는 것이 핵심입니다.

 

식대·회식비 증빙 규칙: 적격증빙 + ‘참석자/목적 메모’가 리스크를 줄인다

식대·회식비는 “영수증만 있으면 끝”이 아니라, 감사 대비 관점에서는 영수증 + 설명 메모가 세트입니다. 최소 증빙은 결제수단별로 이렇게 잡으면 안전해요.

• 법인카드(추천): 카드매출전표 + 사용내역(카드사 승인내역)
• 현금/계좌이체: 가능하면 지출증빙용 현금영수증 + 이체내역(통장)
• 증빙이 약한 경우(간이영수증 등): 이체내역/주문내역/현장사진 + 사유 메모를 반드시 보강
  여기에 “복리후생비로 안전하게”를 완성하는 핵심이 바로 **식대 메모(운영기록)**입니다. 회식비·식대는 개인 소비와 경계가 가까워서, 나중에 질문이 들어오면 결국 이 메모가 방어가 돼요. 아래 6가지만 고정 템플릿으로 남겨두면 됩니다.
• 일시(YYYY-MM-DD, 시간대)
• 장소(상호/지역)
• 목적(팀 회식/업무 회의/야근 지원/워크숍 등)
• 참석자(팀명+인원, 가능하면 직원명)
• 금액(총액, 1인당 추정액)
• 비고(특이사항: 주말/야간/프로젝트 마감 등)

예시 문장도 바로 복붙 가능하게 드릴게요.

• “프로젝트 마감 주간 팀 회식(디지털팀 6명), 업무 리프레시 목적”
• “야근 지속으로 식사 지원(서포트팀 3명), 21:30 이후”
• “월간 성과 공유 간담회(전사 18명), 사내 행사 목적”
  이렇게 남겨두면 “왜 이게 복리후생비인가?” 질문에 바로 답이 됩니다.

복리후생비로 안전하게 처리하는 내부 규정: 1인당 한도·빈도·대상 기준을 먼저 정하자

식대·회식비는 회사마다 매달 반복되는 비용이라서, 개인 판단으로 굴리면 언젠가 흔들립니다. 가장 좋은 방법은 사내 규칙을 “짧고 명확하게” 만들어 놓는 거예요. 아래 항목을 내부 규정(또는 경비지침)으로 박아두면 실수와 논쟁이 확 줄어듭니다.

1. 대상 기준: 임직원 대상만 복리후생비(외부인 동석 시 별도 처리/분리 결제 원칙)
2. 목적 기준: 팀 회식/사내행사/야근지원/워크숍 등 목적 코드 선택(정산서에 체크)
3. 한도 기준: 1인당 상한(또는 팀별 월 한도) 설정 + 초과 시 사전 승인
4. 빈도 기준: 팀 회식 월 n회, 야근 식대 주 n회 등 “과다 반복” 방지
5. 결제 기준: 법인카드 우선, 개인결제 시 사유 필수 + 회사 상환(정산) 루틴
6. 주류 기준: 주류 비중이 과도하면 리스크가 커질 수 있어 내부 기준을 둠(예: 주류 포함 시 사유 명시)
   운영 프로세스도 간단히 표준화하면 좋아요. (사전) 목적 선택→예산 확인→(결제) 법인카드 원칙→(사후) 영수증 업로드+메모작성→(검수) 분류 확인→(보관) 폴더 저장. 이 흐름이 있으면 “대표가 개인으로 결제했는데 경비 되나요?” 같은 질문도 정산서+상환이체+증빙으로 깔끔하게 닫을 수 있습니다.

감사 대비 폴더 구조 & 분류 실수 방지: 복리후생비 vs 접대비 경계만 지키면 끝

감사 대비의 핵심은 “나중에 찾기 쉬운 보관 구조”와 “분류 실수 방지”입니다. 추천 폴더 구조는 월별로 단순하게 가는 게 가장 강해요.

• 식대회식비_YYYY
  • YYYY-MM
    • 01_복리후생비(직원식대·회식)
    • 02_회의비(업무회의식대)
    • 03_접대비(거래처동석)
    • 04_예외(개인결제정산·분실대체증빙)

파일명 규칙은 이렇게만 통일해도 검색이 필요 없어집니다.

• 1215_팀회식_디지털팀6명_138000_법인카드.jpg
• 1218_야근식대_3명_45000_현금영수증.pdf

그리고 가장 중요한 “분류 실수 방지 체크리스트”를 마지막으로 붙여둘게요. 정산 승인 전에 아래만 확인하면 대부분의 리스크가 사라집니다.

• 외부인(거래처/지인)이 동석했나? → 동석이면 접대비 가능성 점검(분리결제 가능하면 분리)
• 참석자/목적 메모가 비어있지 않나? → 비어있으면 반려하고 메모 보완
• 주말·심야·고가 업장 등 “설명 없으면 튀는 지출”인가? → 비고에 사유 한 줄 추가
• 개인결제가 섞였나? → 회사 상환(정산) 이체내역까지 같이 보관
• 같은 팀이 과도하게 잦은가? → 빈도/한도 규정으로 관리

실무에서 “경계값”에서 흔들리지 않게 됩니다. 특히 가장 애매한 케이스가 회식 중 외부인이 잠깐 합류하거나, 교육/세미나 후 식사처럼 목적이 섞이는 상황이에요. 이럴 때는 ‘누가 비용을 부담했는지’보다 **누구를 위한 자리였는지(직원 중심인지)**를 기준으로 분류하고, 가능하면 결제 자체를 나누는 게 가장 깔끔합니다. 예를 들어 외부인이 동석했다면 외부인 몫은 개인 결제 또는 별도 결제로 분리하고, 회사 결제분에는 직원 인원과 목적을 명확히 남기세요. 또 사내 회식이라도 주류 비중이 높아 보이면 “성과 공유/팀 빌딩” 같은 목적을 구체적으로 적고, 1인당 금액이 과도하지 않게 관리하는 편이 안전합니다. 마지막으로 월말에 ‘회식비가 몰리는’ 팀이 있으면, 단순히 반려하기보다 월 한도 초과 시 사전 승인 규칙을 적용해 운영하면 구성원 불만 없이도 통제가 됩니다. 이런 작은 기준들이 쌓이면 복리후생비 처리는 매번 논쟁하는 일이 아니라, 누구나 따라 할 수 있는 규칙이 됩니다.