퇴직금 산정 실무: 평균임금 계산부터 안내메일 문구까지

퇴직금 산정 흐름 한 번에: 퇴사일·계속근로기간·지급기한부터 잡기

퇴직금 산정 실무는 “계산식”보다 먼저 기준점 3개를 확정하는 것에서 시작합니다. 첫째는 퇴사일(근로관계 종료일)입니다. 평균임금 산정의 기준기간(통상 3개월)은 이 날짜를 기준으로 잡히기 때문에, 사직서 상 퇴사일·인수인계 종료일·4대보험 상실일이 서로 어긋나지 않게 정리해두면 후속 문의가 확 줄어요. 둘째는 계속근로기간(재직기간)입니다. 기본적으로 1년 이상 계속 근로한 경우 퇴직금 대상이 되는 구조이기 때문에, 입사일·중간에 계약 전환(정규/계약)·휴직 기간 처리(유급/무급) 등을 포함해 “회사 내부 기준”이 아니라 근로관계가 이어졌는지 관점으로 쭉 일관되게 잡아야 합니다. 셋째는 지급기한과 지급방법이에요. 보통 퇴직금은 퇴사 후 일정 기간 내 지급이 원칙이라, 사전에 “지급 예정일”을 안내해두면 불필요한 오해가 줄고 분쟁 예방에도 도움이 됩니다. 실무 팁으로는, 퇴직 처리 체크리스트를 퇴사 확정 시점에 바로 열어두고 퇴사일 확정 → 재직기간 계산 → 평균임금 3개월 구간 확정 → 포함/제외 항목 검토 → 산정표 작성 → 검토/결재 → 지급/이체증빙 보관 순서로 고정해두면 담당자가 바뀌어도 안정적으로 굴러갑니다.

평균임금 계산 실무: ‘퇴사 전 3개월 임금총액 ÷ 해당 기간 총일수’로 깔끔하게

퇴직금 계산에서 가장 중요한 키워드는 평균임금입니다. 실무에서는 보통 “퇴사일 이전 3개월”을 기준기간으로 잡고, 그 3개월 동안 지급된 임금총액을 해당 기간의 총일수로 나눠 1일 평균임금을 만든 뒤, 여기에 퇴직금 산정식으로 연결합니다. 감으로 처리하면 분쟁이 생기기 쉬우니, 계산 구조를 문서에서 그대로 보이게 만드는 게 포인트예요. 기본 형태는 다음처럼 정리하면 좋습니다.

• 1일 평균임금 = (퇴사 전 3개월간 임금총액) ÷ (그 3개월 기간의 총일수)
• 퇴직금(개략) = 1일 평균임금 × 30일 × (계속근로일수 ÷ 365)
  여기서 실무가 흔들리는 지점이 “임금총액에 무엇을 넣느냐”예요. 급여명세서 기준으로 기본급, 고정수당, 연장/야간/휴일수당처럼 근로의 대가로 지급된 항목은 보통 포함 쪽으로 판단되고, 반대로 실비변상 성격(출장비 실비 정산, 업무용 물품 대금의 단순 환급 등)은 임금이 아니라 비용정산에 가까워 제외되는 경우가 많습니다. 또한 상여/성과급처럼 지급 주기가 길거나 지급 기준이 특수한 항목은 “어떤 성격의 지급인지”에 따라 포함 방식이 달라질 수 있어, 회사 내규·지급 기준·지급 관행이 동일하게 정리돼 있어야 안전합니다.
  실무 계산 팁을 하나 더 드리면, 평균임금은 숫자 자체도 중요하지만 “근거가 한 번에 보이느냐”가 훨씬 중요합니다. 그래서 평균임금 산정표에는 최소한 아래 6줄을 넣어두세요. 기준기간(시작~끝) / 임금 항목별 합계 / 3개월 임금총액 / 기준기간 총일수 / 1일 평균임금 / 퇴직금 산정 결과. 이 표 하나면 직원이 문의할 때도 감정 소모 없이 “표를 같이 보면서” 정리할 수 있습니다.

퇴직금 산정 체크리스트: 포함항목·예외케이스·증빙 패키지로 분쟁을 막기

퇴직금은 금액이 크고 민감해서, 실무에서 분쟁이 나는 포인트가 거의 정해져 있어요. 그래서 “틀리지 않는 계산”보다 “의심 포인트를 미리 잠그는 체크리스트”가 더 효과적입니다. 대표 체크 포인트는 5가지예요.

1. 기준기간 누락: 퇴사일 기준 3개월 구간이 정확한지(월 기준이 아니라 ‘날짜’ 기준으로 잡기)
2. 임금 항목 분류: 임금(근로의 대가)과 비용정산(실비)을 섞지 않았는지
3. 근태 변동 반영: 무급휴가/휴직/결근 등으로 급여가 크게 변한 달이 있는지(이 경우 평균임금이 달라질 수 있어 사유 메모 필수)
4. 퇴직 정산 항목: 미지급 연차수당, 마지막 달 일할 계산, 성과급 정산 등 퇴사 시점에 “추가로 붙는 금액”이 있는지
5. 지급 증빙 완결: 산정표(계산 근거) + 결재 흔적 + 지급 이체내역까지 1세트로 보관되는지
   감사 대비 관점에서 추천하는 “퇴직금 증빙 패키지”는 다음처럼 폴더로 고정하면 정말 편해요.

• 퇴직금_직원명_퇴사일
  • 01_기본정보(입사일·퇴사일·재직기간 계산)
  • 02_급여자료(퇴사 전 3개월 급여대장·급여명세서)
  • 03_평균임금산정표(항목별 합계·총일수·평균임금)
  • 04_정산근거(연차정산·성과급 기준·휴직/무급 근거)
  • 05_지급증빙(이체내역·지급결의·정산 안내메일)
    이렇게 해두면 “왜 이 금액이죠?” 질문이 와도, 한 폴더에서 산정근거→지급근거까지 바로 보여줄 수 있어서 분쟁이 길어지지 않습니다.

퇴직금 안내메일 문구 템플릿: 산정 근거를 ‘짧고 친절하게’ 전달하는 방법

퇴직금 안내메일은 퇴사자에게 예의를 갖추는 문서이면서 동시에 커뮤니케이션 리스크를 줄이는 문서예요. 핵심은 장문의 설명이 아니라, 상대가 궁금해할 포인트를 미리 담는 겁니다. 아래 템플릿은 그대로 복붙해서 쓰셔도 되고, 회사 톤에 맞게만 조금 다듬으면 됩니다.

제목: 퇴직금 산정 내역 및 지급 예정 안내드립니다

본문:
안녕하세요, ○○님. 경영지원팀 ○○○입니다.
퇴직금 산정 내역을 아래와 같이 안내드립니다.

1. 기준 정보

• 퇴사일: YYYY-MM-DD
• 계속근로기간: YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD (총 ○○일)

1. 평균임금 산정(퇴사 전 3개월 기준)

• 기준기간: YYYY-MM-DD ~ YYYY-MM-DD
• 3개월 임금총액: ○○○원
• 기준기간 총일수: ○○일
• 1일 평균임금: ○○○원

1. 퇴직금 산정 결과

• 산정 퇴직금(세전): ○○○원
• 지급 예정일: YYYY-MM-DD
• 지급 방법: 등록된 급여계좌로 계좌이체 예정

첨부: 퇴직금 산정표(상세), 관련 급여자료(요약)
추가로 확인이 필요하신 부분이 있으시면 편하게 회신 부탁드립니다.
그동안 수고 많으셨고, 앞으로의 새로운 시작을 응원하겠습니다. 감사합니다.

이메일 작성에서 정말 중요한 팁 하나만 더 드리면, “산정표 첨부 + 지급 예정일 명시 + 문의 창구 단일화”를 꼭 넣으세요. 문의가 여러 채널로 분산되면 같은 설명을 반복하게 되고, 그 과정에서 표현이 달라져 오해가 생길 수 있어요. 안내메일을 표준 템플릿으로 고정해두면, 퇴직금 업무는 매번 긴장하는 일이 아니라 “절차대로 처리되는 루틴 업무”로 안정적으로 운영됩니다.