부가세 신고 전 체크리스트 20개: 공제/불공제 실수 방지

부가세 신고 전 점검 원칙: 공제/불공제는 “증빙→사용처→사업관련성” 순서로 판단

부가세 신고에서 가장 많이 생기는 실수는 계산이 아니라 분류입니다. 매입세액 공제는 “세금계산서가 있다”만으로 자동 공제가 되는 게 아니라, 그 지출이 과세사업에 사용되었는지, 적격증빙인지, 불공제 대상에 해당하지 않는지까지 같이 봐야 해요. 그래서 부가세 신고 전 체크는 ‘자료를 많이 모으는’ 작업이 아니라, 공제/불공제를 빠르게 구분하는 기준을 세우는 작업입니다. 실무에서 가장 깔끔한 순서는 이렇습니다.

1. 증빙이 적격인지(전자세금계산서/계산서/현금영수증/카드전표 등)
2. 사용처가 무엇인지(업무용인지, 복리후생인지, 접대인지, 자산인지)
3. 사업관련성이 명확한지(과세매출에 기여하는 지출인지)
   이 순서로 보면, 공제 여부 판단이 훨씬 쉬워지고 누락도 줄어듭니다.

또 하나 중요한 관점이 있어요. 부가세 신고는 “한 번 끝내면 끝”이 아니라, 다음 달/다음 기수에 수정(정정)이 생길 수 있는 구조입니다. 수정세금계산서, 환불, 계약해지, 단가변경, 늦게 도착한 세금계산서 같은 변수가 꼭 나오거든요. 그래서 신고 전에 체크리스트로 “지금 문제 되는 것”만 잡는 게 아니라, 다음에 꼬일 가능성이 큰 항목을 미리 따로 표시해두면 실무 효율이 2배로 올라갑니다. 예를 들어 ‘정기결제(구독료)’, ‘광고비’, ‘외주비’, ‘출장비’, ‘접대비’, ‘차량 관련’ 같은 카테고리는 반복성이 높고 공제/불공제 혼선이 생기기 쉬워서, 체크리스트에서 별도로 관리하는 게 좋아요.

매입 공제 체크리스트 10개: 적격증빙·누락·중복부터 먼저 잡기

아래 10개는 부가세 신고 전에 “매입세액 공제 쪽”에서 우선 점검하면 좋은 항목입니다. 이 10가지만 잘 잡아도 공제 누락/중복이 크게 줄어듭니다.

1. 전자세금계산서 수취 누락: 거래는 했는데 세금계산서가 아직 미발행/미수취인 건이 있는지
2. 공급자/공급받는자 정보 오류: 사업자번호, 상호, 대표자 정보 오기재(수정발급 필요)
3. 작성일자/귀속기간 확인: 해당 과세기간 매입으로 넣는 게 맞는지(기간 넘어가면 누락/중복)
4. 중복 반영 방지: 같은 거래를 세금계산서+카드전표로 이중 반영하지 않았는지
5. 현금영수증 용도 확인: 지출증빙용인지(소득공제용으로 발급된 건은 처리 흐름이 달라질 수 있음)
6. 신용카드 매입 내역 정리: 카드사 자료에 잡힌 내역 중 세금계산서 발행된 건과 혼재돼 있는지
7. 간이영수증/개인영수증 정리: 공제 가능한 증빙인지, 비용만 처리할 건인지 분리했는지
8. 정기결제(구독료) 증빙 확보: 해외결제/플랫폼 결제는 인보이스·영수증 위치가 통일돼 있는지
9. 환불/취소/부분취소 반영: 이미 공제 잡아둔 건이 환불됐으면 취소 증빙이 함께 반영됐는지
10. 자산 취득 구분: 비품/장비처럼 자산으로 잡아야 할 매입을 비용으로 흘리지 않았는지(고정자산 vs 경비)

실무 팁: 위 항목을 체크할 때는 “거래처별”로 보는 것보다 증빙 종류별(세금계산서/카드/현금영수증/해외결제)로 먼저 훑는 게 빠릅니다. 그리고 누락이 자주 나는 거래처(정기 결제, 외주, 광고 플랫폼)는 “거래처 즐겨찾기”처럼 별도 리스트로 뽑아두면 다음 기수부터는 자동으로 잡혀요.

불공제 체크리스트 10개: 접대·차량·개인사용 혼선이 가장 크다

불공제는 “아예 비용처리도 못 한다”가 아니라, 부가세 매입세액 공제가 제한되거나 제외되는 영역이 포함됩니다. 그래서 불공제를 제대로 분리해두면 신고 리스크가 확 줄고, 나중에 정리도 쉬워져요. 아래 10개는 불공제 실수가 자주 나는 항목이니 체크리스트로 고정해두는 걸 추천합니다.

1. 접대성 지출 분리: 외부인 동석 식사/선물/경조사성 지출은 접대비로 분류되고 공제 여부가 제한될 수 있어 분리 정리했는지
2. 임직원 복리후생 혼선: 내부 회식/식대와 외부 접대가 섞인 건을 분리 결제/분리 분류 했는지
3. 개인 사용 가능성이 큰 지출: 가족/지인 동반, 개인 취미성 소비로 보일 요소가 있는지(메모/사유 보강 필요)
4. 차량 관련 비용 정리: 유류비/정비/주차/통행료 등 차량비는 공제 요건이 까다로운 편이라 차량 운행/업무사용 근거가 있는지
5. 숙박·여행성 지출 점검: 출장/행사 관련 근거(일정표/출장신청/미팅 기록) 없이 숙박비만 있는 건이 없는지
6. 간이과세/면세 거래 혼재: 면세 매입/면세 매출과 섞여 과세매입으로 잘못 들어간 건이 없는지
7. 세금계산서 불가 업종/영수증만 가능한 업종: 증빙 구조가 애초에 다르니 공제 기준을 동일하게 적용하지 않았는지
8. 사업무관 지출 선별: 직원 개인물품, 대표 개인 지출 등이 경비로 흘러들지 않았는지
9. 지출증빙 vs 소득공제 혼재: 현금영수증이 직원 개인 소득공제로 발급된 건을 매입 공제로 반영하지 않았는지
10. 프로젝트 선급/보증금 성격: 보증금·예치금·선급금 성격을 매입으로 잡지 않았는지(실제 공급 시점 확인)

불공제 영역은 “애매하면 공제”가 아니라, 애매하면 근거 보강 또는 분리가 정답입니다. 동석자/목적/사업관련성 메모가 없으면 불공제로 보는 쪽이 안전한 경우가 많습니다. 따라서 불공제 체크는 단순히 제외하는 작업이 아니라, 근거를 갖추면 공제가 가능해지는 항목을 찾아내는 작업이기도 해요.

부가세 신고 전 최종 점검 루틴: 폴더 구조·메모·수정 이슈까지 한 번에 마감

마지막은 “체크리스트를 실제로 굴리는 방법”입니다. 체크리스트 20개를 써도, 월말에 정신없이 마감하면 결국 누락이 생깁니다. 그래서 신고 전 3단계 루틴으로 고정하면 좋아요.

1. 1차(증빙 수집/정리): 증빙 종류별로 폴더 통일

• 부가세_2025_2기
  • 01_매출(세금계산서/카드매출/현금영수증)
  • 02_매입_공제(세금계산서/카드/현금영수증)
  • 03_매입_불공제(접대/차량/개인혼선)
  • 04_수정이슈(취소/환불/수정세금계산서)
  • 05_메모(누락예정/발행요청/정산대기)

1. 2차(공제/불공제 분류): 체크리스트 20개를 항목별로 훑고 “표시” 남기기

• 초록: 공제 확정(근거 충분)
• 노랑: 근거 보완 필요(메모/자료 추가)
• 빨강: 불공제 분류(공제 제외)

1. 3차(신고 직전 검증): 누락/중복/기간오류만 재확인

• 기간 밖 작성일자 섞인 건 없는지
• 동일 거래 중복 반영 없는지
• 환불/취소 반영 누락 없는지
• 정기결제/광고비/외주비처럼 반복 항목 누락 없는지

실무에서 가장 도움이 되는 마지막 팁은 “메모 한 줄”이에요. 예를 들어 노랑(근거 보완) 항목에는 거래처에 세금계산서 요청(날짜) 출장 일정표 첨부 예정 환불 처리 확인 필요처럼 한 줄을 남기면 다음 액션이 명확해져서 마감이 빨라집니다. 부가세 신고는 결국 체크리스트 자체가 목적이 아니라, 공제/불공제 실수를 줄이고 매번 같은 품질로 반복하는 것이 목적이니까요. 이 루틴대로만 굴리면 신고 시즌마다 신경 쓰는 업무가 아니라, “정리된 데이터로 처리하는 업무”로 바뀝니다.